Menjadi Seorang Problem Solver . . .

Dalam setiap bidang kehidupan, kita harus menjadi seorang problemsolver yang profesional. Namun dalam kenyataan tidak banyak orangyang berhasil, malahan mereka menjadi frustrasi dan kemudianmenyalahkan lingkungan atau faktor-faktor di luar pengendalian(uncontrollable causes), yang pada akhirnya berakibat pada Stress(lulus S1), lalu meningkat menjadi Stroke (lulus S2) dan padaakhirnya mengakibatkan Stop—kematian (lulus S3), dari UniversitasKehidupan!
Penulis selalu menggunakan pendekatan yang terdiri dari tiga langkahuntuk menyelesaikan masalah, dan dalam praktek terbukti ampuh! Dengandemikian konsep problem solving ini bukan teori belaka, tetapi telahterbukti keberhasilannya. Jika konsep ini diterapkan dan tidakberhasil, maka kesalahan bukan pada konsep ini tetapi karena ketidakprofesionalan semata dari orang yang menerapkan konsep ini.
Ketiga langkah tersebut adalah: (1) mengidentifikasi masalah secaratepat, (2) menemukan sumber dan akar penyebab dari masalah itu, dan(3) mengajukan solusi masalah secara efektif dan efisien.
Langkah Pertama: Mengidentifikasi Masalah Secara TepatSecara konseptual suatu masalah (M) didefinisikan sebagaikesenjangan atau gap antara kinerja aktual (A) dan target kinerja (T) yang diharapkan, sehingga secara simbolik dapat dituliskan persamaan:M = T – A. Berdasarkan konsep ini, maka seorang problem solver yangprofesional harus terlebih dahulu mampu mengetahui berapa atau pada tingkat mana kinerja aktual (A) pada saat ini, dan berapa atau pada tingkat mana target kinerja (T) itu akan dicapai dan kapan harusmencapai target kinerja (T) itu? Pada tahap awal ini, kita harusmampu mendefinisikan secara tegas apa masalah utama (M Besar) kita,kemudian menetapkan pada tingkat mana kinerja aktual (A) kita padasaat sekarang, dan juga menetapkan target kinerja (T) dan kapan waktupencapaian target kinerja (T) itu?Langkah Kedua: Menemukan Sumber dan Akar Penyebab dari MasalahSuatu solusi masalah yang efektif adalah apabila kita berhasilmenemukan sumber-sumber dan akar-akar penyebab dari masalah itu,kemudian mengambil tindakan untuk menghilangkan akar-akar penyebabitu.
Untuk dapat menemukan akar penyebab dari suatu masalah, maka kitaperlu memahami dua prinsip yang berkaitan dengan hukum sebab-akibat,yaitu:1. Suatu akibat terjadi atau ada hanya jika penyebabnya itu adapada titik yang sama dalam ruang dan waktu.2. Setiap akibat mempunyai paling sedikit dua penyebab dalambentuk: (a) penyebab yang dapat dikendalikan (controllable causes)dan (b) penyebab yang tidak dapat dikendalikan (uncontrollablecauses). Penyebab yang dapat dikendalikan berarti penyebab itu beradadalam lingkup tanggung jawab dan wewenang kita sehingga dapat diambiltindakan (actionable) untuk menghilangkan penyebab itu. Sebaliknyapenyebab yang tidak dapat dikendalikan berada di luar pengendaliankita. Penyebab yang tidak dapat dikendalikan (berada di luar kontrolkita) terdiri dari paling sedikit dua penyebab, yaitu: (b1)penyebab yang dapat diperkirakan (predictable causes) sehinggamemungkinkan kita untuk mengantisipasi dan mencegahnya, dan (b2)penyebab yang tidak dapat diperkirakan karena belum ada referensiatau pengetahuan tentang kejadian itu sebelumnya.Hal yang paling penting agar mampu mencapai solusi masalah yangefektif dan efisien adalah memahami prinsip ke-2 dari hukum sebab-akibat di atas, yaitu bahwa setiap akibat memiliki paling sedikit duapenyebab dalam bentuk (a) penyebab yang dapat dikendalikan(controllable causes) dan (b) penyebab yang tidak dapat dikendalikan(uncontrollable causes). Untuk setiap penyebab yang tidak dapatdikendalikan (uncontrollable causes) akan terdapat lagi dua kategoripenyebab, yaitu: (b1) penyebab yang dapat diprediksi (predictablecauses) dan (b2) penyebab yang tidak dapat diprediksi sebelumkejadian (unpredictable causes).Prinsip ke-2 dalam hukum sebab-akibat di atas, mengajarkankepada kita bahwa setiap kali kita bertanya "Mengapa (Why)?", kitaseharusnya menemukan paling sedikit dua jenis penyebab di atas,yaitu: (a) penyebab yang dapat dikendalikan, dan (b) penyebab yangtidak dapat dikendalikan, selanjutnya untuk setiap penyebab yangtidak dapat dikendalikan kita seharusnya mampu mengidentifikasiapakah penyebab yang tidak dapat dikendalikan itu adalah (b1) dapatdiperkirakan atau diprediksi sebelum kejadian, dan (b2) tidak dapatdiprediksi atau diperkirakan sebelum kejadian.Selanjutnya apabila kita mengumpulkan jawaban dari penyebab yangdapat dikendalikan dan jawaban dari penyebab yang tidak dapatdikendalikan namun dapat diperkirakan, maka dua tindakan solusimasalah berikut dapat diambil, yaitu: (1) menghilangkan akar penyebabyang dapat dikendalikan, dan (2) mengantisipasi melalui tindakanpencegahan terhadap penyebab yang tidak dapat dikendalikan namundapat diperkirakan itu.
Selanjutnya akar-akar penyebab dari masalah yang ditemukan melaluibertanya "Mengapa" beberapa kali itu dimasukkan ke dalam diagramsebab-akibat yang telah mengkategorikan sumber-sumber penyebabberdasarkan prinsip 7M, yaitu:1. Manpower (tenaga kerja): berkaitan dengan kekurangan dalampengetahuan (tidak terlatih, tidak berpengalaman), kekurangan dalamketerampilan dasar yang berkaitan dengan mental dan fisik, kelelahan,stress, ketidakpedulian, dll.2. Machines (mesin-mesin) dan peralatan: berkaitan dengan tidakada sistem perawatan preventif terhadap mesin-mesin produksi,termasuk fasilitas dan peralatan lain, tidak sesuai denganspesifikasi tugas, tidak dikalibrasi, terlalu complicated, terlalupanas, dll3. Methods (metode kerja): berkaitan dengan tidak ada prosedurdan metode kerja yang benar, tidak jelas, tidak diketahui, tidakterstandardisasi, tidak cocok, dll.4. Materials (bahan baku dan bahan penolong): berkaitan denganketiadaan spesifikasi kualitas dari bahan baku dan bahan penolongyang digunakan, ketidaksesuaian dengan spesifikasi kualitas bahanbaku dan bahan penolong yang ditetapkan, ketiadaan penanganan yangefektif terhadap bahan baku dan bahan penolong itu, dll.5. Media: berkaitan dengan tempat dan waktu kerja yang tidakmemperhatikan aspek-aspek kebersihan, kesehatan dan keselamatankerja, dan lingkungan kerja yang kondusif, kekurangan dalam lampupenerangan, ventilasi yang buruk, kebisingan yang berlebihan, dll.6. Motivation (motivasi): berkaitan dengan ketiadaan sikap kerjayang benar dan profesional (tidak kreatif, bersikap reaktif, tidakmampu bekerjasama dalam tim, dll), yang dalam hal ini disebabkanoleh sistem balas jasa dan penghargaan yang tidak adil kepada tenagakerja.7. Money (keuangan): berkaitan dengan ketiadaan dukunganfinasial (keuangan) yang mantap guna memperlancar peningkatan prosesmenuju target kinerja yang telah ditetapkan itu.Langkah Ketiga: Solusi Masalah Secara Efektif dan EfisienBerdasarkan uraian di atas, maka kita dapat menyusun langkah-langkahsolusi masalah yang efektif dan efisien, yaitu:1. Mendefinisikan masalah secara tertulis, yang berkaitan denganpertanyaan-pertanyaan berikut:Apa (What): Apa yang menjadi Akibat Utama (Primary Effect) darimasalah itu?Bilamana (When): Kapan terjadi masalah itu, sewaktu-waktu atausepanjang waktu?Di mana (Where): Di mana masalah itu terjadi, lokasi dalam sistem,fasilitas, atau komponen?Mengapa (Why): Mengapa Anda serius memperhatikan masalah ini,berkaitan dengan signifikansi dampak dari masalah itu?2. Membangun diagram sebab-akibat yang dimodifikasi untukmengidentifikasi: (a) akar penyebab dari masalah itu, dan (b)penyebab-penyebab yang tidak dapat dikendalikan, namun dapatdiperkirakan.3. Setiap akar penyebab dari masalah dimasukkan ke dalam diagramsebab-akibat yang mengkategorikan berdasarkan prinsip 7M (Manpower—tenaga kerja, Machines—mesin-mesin, Methods—metode kerja, Materials—bahan baku dan bahan penolong, Motivation—motivasi, Media—lingkungandan waktu kerja, dan Money—dukungan finansial yang diberikan),sedangkan penyebab-penyebab yang tidak dapat dikendalikan namun dapatdiperkirakan, didaftarkan pada diagram sebab-akibat itu secaratersendiri.4. Mengidentifikasi tindakan atau solusi yang efektif melaluimemperhatikan dan mempertimbangkan: (a) pencegahan terulang ataumuncul kembali penyebab-penyebab itu, (b) tindakan yang diambil harusberada di bawah pengendalian kita, dan (c) memenuhi tujuan dan targetkinerja yang ditetapkan.5. Menerapkan atau melakukan implementasi terhadap solusi atautindakan-tindakan yang diajukan itu. Setiap tindakan perbaikan ataupeningkatan kinerja seyogianya didaftarkan ke dalam rencana tindakan(action plans) yang memuat secara jelas setiap tindakan perbaikanatau peningkatan mengikuti prinsip 5W-2H (What—apa tindakanpeningkatan yang diajukan?, When—bilamana tindakan peningkatan ituakan mulai diterapkan?, Where—di mana tindakan peningkatan itu akanditerapkan?, Who—siapa yang akan bertanggungjawab terhadapimplementasi dari tindakan peningkatan itu?, Why—mengapa tindakanpeningkatan itu yang diprioritaskan untuk diterapkan?, How—bagaimanalangkah-langkah dalam penerapan tindakan peningkatan itu?, How Much—berapa besar manfaat yang akan diterima dari implementasi tindakanpeningkatan itu dan berapa pula biaya yang harus dikeluarkan untukmembiayai implementasi dari tindakan peningkatan itu).
Catatan : Diambil dari tulisan Prof. Vincent Gasper , Terimakasih Pak Vincent atas pencerahannya